Se para algumas pessoas trabalhar de casa é fácil, para outras pode ser um desafio, principalmente quando é necessário dividir o tempo, espaço e a atenção com familiares ou tarefas da casa.
“Todo mundo está aprendendo a lidar com esta situação. E mais do que a tecnologia em dia, computador e internet estáveis e uma boa organização de processos, trabalhar em home office é mudar uma cultura e trabalhar o estado de espírito, com o complicador de ser em meio a uma crise que desestabiliza as pessoas cada vez mais”, diz Mônica Camargo Tracanella, sócia da Trilogie.
O que fazer, então, para conseguir bons resultados no home office?
Administrar bem o tempo é fundamental, e vamos abordar algumas dicas sobre como fazer isso neste artigo.
Trabalhar de casa é flexível, mas o planejamento é redobrado. Se o seu sonho era acordar mais tarde, aproveite, mas não se renda à preguiça. Planeje as atividades da semana, as de cada dia e defina o horário que vai começar e encerrar seu expediente.
Pode ser tentador resolver coisas de casa no horário reservado para o trabalho, ou então se render às outras distrações, mas às vezes demoramos mais que o esperado e isso desanda todo o planejamento. Ao mesmo tempo, muitas pessoas trabalham mais horas do que se estivessem em um escritório, e isso pode ser prejudicial para a qualidade de vida.
Para gerir seu tempo no home office, separe o pessoal do profissional. Com seus horários de trabalho definidos, fica fácil inserir as atividades domésticas.
Crie uma rotina
Encare sua rotina como se fosse trabalhar fora de casa, definindo horário para se levantar, para se alimentar, para fazer pausas e para tomar banho, evitando trabalhar de pijamas ou com roupas de ficar em casa. O ato de trocar de roupa indica ao seu cérebro que você precisa estar concentrado.
É importante, também, saber o momento adequado de falar com gestores e colaboradores. Além disso, essa é uma maneira de não sobrecarregar a equipe e cobrar pela produtividade. Além disso, não gaste mais tempo do que o necessário para fazer o gerenciamento dos colaboradores. A gestão por resultados pode ajudar nisso.
Esse cenário pode ser mais complexo quando a casa é dividida com familiares, especialmente crianças, que podem exigir mais atenção e atualmente não estão indo à escola por conta da quarentena. Para conciliar o trabalho com filhos pequenos, é importante estabelecer uma rotina e planejar horários com eles. Outra sugestão é dividir as tarefas da casa com todos os familiares, para que a rotina fique mais equilibrada para todos, já que outras pessoas da família talvez estejam também em home office.
E quando a dificuldade é planejar e estabelecer prioridades?
Apesar da importância do planejamento das atividades diárias ser clara, muitas pessoas têm dificuldade de cria-lo e distribuir as tarefas ao longo do dia, principalmente quando é necessário conciliar com a rotina familiar no mesmo espaço.
É muito comum, também, que as pessoas tenham dificuldade de estabelecer prioridades para as tarefas, principalmente quando muitas pessoas enviam solicitações “urgentes”. Diferenciar o que é urgente, importante e necessário é fundamental para estabelecer prioridades da forma correta.
Autoconhecimento pode ser um grande aliado do bom planejamento. Ele é fundamental para você organizar seu dia de acordo com as prioridades. Utilize seu período produtivo para realizar as tarefas mais complexas e no outro, realize os demais afazeres, e evite a procrastinação.
Use a tecnologia ao seu favor!
Muitos profissionais ainda não utilizam as facilidades da tecnologia para ajudar a administrar tarefas e tempo, e por isso, listaremos a seguir algumas ferramentas e dicas de grande valia para essa nova rotina.
- Existem distrações que podem te fazer perder horas de trabalho, como televisão, Netflix, cama, louça da noite anterior ou fazer compras. Para ser produtivo é preciso impor limites. Combine com você mesmo de terminar aquela tarefa entediante e, depois, dar a si alguma rápida recompensa;
- Coloque regras para uso de telefone e tecnologia: defina três ou quatro momentos do dia para olhar as notificações e a caixa de e-mails. Se você passar o dia nessas ferramentas, não fará o que precisa ser feito;
- Para evitar distrações, uma alternativa é usar a técnica de Pomodoro, que consiste em realizar uma pausa de 5 minutos a cada 25 minutos trabalhados, e pode ajudar a evitar distrações ao longo do dia;
- Evite marcar reuniões seguidas. Considerando a questão do trabalho remoto, muito tempo de tela pode ser extremamente cansativo;
- Se você está sendo interrompido por outras pessoas, converse e peça compreensão. A ajuda mútua é indispensável. Seja flexível e realista em relação à atenção ao trabalho que você vai dar enquanto estiver cuidando das crianças e alinhe as expectativas com sua equipe;
- Para conhecer o seu melhor período produtivo, observe a sua rotina e quando você se sente mais disposto a fazer determinada atividade, ou quando ela tem melhor rendimento;
- Monte a lista de tarefas com base nos horários que definiu e com a lista de atividades a serem feitas. O Google Calendar ajuda a identificar as janelas e dias mais tranquilos ou conturbados. Defina os horários que vai trabalhar na sua agenda e com o tempo vai manipular bem os blocos;
- Organize o espaço de trabalho, assim como os seus arquivos no computador. Dessa forma, você passa menos tempo procurando o que precisa;
- Ao planejar o seu dia, deixe aproximadamente 40% do seu tempo para novas demandas que possam surgir. Se sobrar tempo e for possível, antecipe as tarefas do dia seguinte;
- Para gerir seu tempo no home office, separe o pessoal do profissional. Se você cadastrar suas atividades no Todoist, as atividades do dia irão aparecer na aba “hoje”. Se usar um aplicativo que filtre, use-o para apresentar somente atividades de trabalho durante o expediente;
- Utilize ferramentas de gestão de atividades. O Zoom funciona como um escritório online que permite que as pessoas visualizem seus colegas e interajam em salas virtuais. O Google disponibilizou recentemente de forma gratuita a ferramenta Hangouts Meet;
- Trello: a ferramenta utiliza o conceito de quadros, onde cada um pode representar um projeto ou a distribuição da rotina da equipe. Em cada quadro, as equipes criam listas, preenchidas com cartões, que podem ser atribuídos a membros específicos da equipe, rotulados e com um prazo final de entrega.
A administração do tempo pode ser desafiadora para quem lidera equipes a partir de casa, porém, com planejamento, técnicas de organização pessoal, ferramentas adequadas, diálogo com todos os familiares, e acima de tudo, disciplina para colocar essas dicas em prática é possível ter uma boa produtividade no home office.
Você gostaria de compartilhar alguma dica que tem sido eficaz para você ou algum assunto que quer aprimorar? Envie seu comentário!
Rodrigo Lopes e Tamires Sousa
Equipe Vislumbre RH
